Hoe kan een consolidatie-applicatie bijdragen aan een soepelere jaarafsluiting?
Voor veel bedrijven is het fiscale jaar weer verstreken. Dit betekent dat het tijd is voor de financiële jaarafsluiting waarbij de jaarrekening en het jaarverslag moeten worden opgesteld. Een doorgaans tijdrovend proces waarbij een groot beroep wordt gedaan op de financiële afdelingen binnen organisaties.
De jaarafsluiting wordt over het algemeen beschouwd als een stressvol proces.
Het komt geregeld voor dat werknemers lange dagen en soms zelfs weekenden doorwerken om ervoor te zorgen dat de grootboeken tijdig worden gesloten en de jaarrekening op tijd af is. De druk verhoogt de kans op fouten door menselijk toedoen. Deze fouten zijn vaak lastig te traceren doordat data tussen verschillende systemen stroomt en deels handmatig wordt samengevoegd. Bovendien wordt regelmatig gebruik gemaakt van complexe Excel-sheets, welke op een dermate ondoorzichtige manier gelinkt zijn, dat het inzicht in bijvoorbeeld kasstromen en intercompany-transacties beperkt is. Wist u dat de jaarafsluiting voor de Fortune 500-bedrijven gemiddeld 32 dagen in beslag neemt?
Wat zegt dit aantal dagen precies en hoe kan een consolidatie-applicatie bijdragen aan een soepelere jaarafsluiting?
Het verkorten van de doorlooptijd waarin de grootboekrekeningen worden gesloten leidt vanzelfsprekend tot snellere besluitvorming. Daar staat tegenover dat het verkorten van deze doorlooptijd niet altijd bijdraagt aan een verbetering van de datakwaliteit.
Data governance wordt een steeds belangrijker begrip. Dit omvat datakwaliteit en data-(risico)management. Het gaat bij de financiële afsluiting niet altijd om snelheid. Het gaat voornamelijk om de allocatie van resources zodat men de tijd besteedt aan de juiste werkzaamheden. Geen wonder dat CFO’s en Finance Managers zich continu bezighouden met het verbeteren van financiële processen èn het verbeteren en waarborgen van financiële gegevens. De implementatie van SAP Business Planning & Consolidation (BPC) kan hierin voorzien.
SAP Business Planning & Consolidation
SAP Business Planning & Consolidation (BPC) wordt wereldwijd door bedrijven gebruikt voor budgetteren, plannen, voorspellen, consolideren en rapporteren. SAP BPC draagt niet alleen bij aan het verkorten van de doorlooptijd waarin de jaarrekening wordt opgemaakt, maar voorziet ook in een verbetering van de onderliggende processen die leiden tot het opstellen van de jaarrekening.
SAP BPC Microsoft vs. NetWeaver
Er zijn twee versie van SAP BPC beschikbaar, namelijk SAP BPC Microsoft en SAP BPC NetWeaver. Deze versies bieden verschillende integratiemogelijkheden. In de praktijk wordt vaak gekozen voor BPC Microsoft (MS) wanneer van een Non-SAP ERP-systeem gebruik gemaakt wordt. BPC MS draait op Microsoft SQL-server. Data wordt vanuit een ERP-systeem naar BPC MS geladen, waar vervolgens kan worden gestart met het consolideren.
Indien het ERP-systeem reeds in SAP is ondervangen, wat met SAP HANA het geval is, dan ligt het gebruik van BPC NetWeaver (NW) meer voor de hand. BPC NetWeaver, in combinatie met een HANA-database, ondersteunt zowel Standard, als Embedded modellen in BPC. Het verschil tussen deze verschillende modellen zit voornamelijk in de ondersteuning van de onderliggende databases.
BPC NW draait op zowel het HANA-platform, als databases als Oracle en IBM DB2. Het HANA-platform maakt gebruik van een krachtige in-memory-techniek. Dit zorgt voor een aanzienlijke verbetering in de snelheid waarmee de database berekeningen kan uitvoeren of boekingen kan wegschrijven. Daarnaast is het met BPC NW op een HANA-platform mogelijk om real-time rapportages te genereren.
Functionaliteiten van SAP BPC
- Geïntegreerde of Real-Time datastromen
De doorlooptijd voor de jaarafsluiting varieert per bedrijf. Deze hangt onder andere samen met de omvang van het bedrijf en de beschikbare resources. Daarnaast speelt de inrichting van het afsluitingsproces een grote rol in de doorlooptijd en dan met name de mate waarin processen zijn geautomatiseerd. Denk bijvoorbeeld aan het toepassen van geïntegreerde datastromen; transacties worden geboekt in het ERP-systeem, vanuit waar deze data kan worden doorgeladen naar SAP BPC. Real-Time datastromen zorgen ervoor dat data direct geraadpleegd kan worden in SAP BPC zodra de boeking in het ERP-systeem is aangemaakt.
- Geïntegreerde of Real-Time Intercompany-afstemming
Een andere vorm van automatisering beslaat het intercompany-afstemmingsproces. Transacties tussen verschillende juridische entiteiten worden geëlimineerd tijdens de consolidatie. Afhankelijk van het eigendomspercentage en de consolidatiemethode worden deze eliminatieboekingen automatisch gegenereerd. Alvorens tot deze eliminatieboekingen kan worden overgegaan, dienen de intercompany-boekingen op elkaar te zijn afgestemd. Met een geïntegreerde intercompany-afstemming kunnen intercompany-verschillen gemakkelijk en snel inzichtelijk worden gemaakt na het afsluiten van de grootboeken. Excelbestanden of uitgebreide e-mails, welke over en weer werden gestuurd tussen de juridische entiteiten en waarin de intercompany-afstemming handmatig plaatsvond, behoren voortaan tot het verleden. Ook hier geldt dat, wanneer SAP BPC NW wordt gebruikt op een HANA-platform, men Real-Time inzage heeft in de Intercompany-boekingen. Hierdoor kan reeds gestart worden met de afstemming voordat de grootboeken zijn afgesloten.
- Automatische Control sets
Het toepassen van geautomatiseerde control sets in SAP BPC heeft een aanzienlijk positief effect op de doorlooptijd. Met één druk op de knop wordt een overzicht van dataverschillen weergegeven. Dit maakt dat men in staat is afwijkingen gemakkelijk te signaleren en deze te corrigeren indien noodzakelijk.
Relevante checks voor de jaarafsluiting zijn onder meer of de balans in evenwicht is, of het nettoresultaat uit de winst- en verliesrekening gelijk staat aan het resultaat geboekt in de balans, of de intercompany transacties op elkaar zijn afgestemd (of binnen een bepaalde treshold vallen), of de gesloten grootboekrekeningen gelijk staan aan de opening plus alle mutaties welke gedurende het jaar hebben plaatsgevonden etc.
- Workflows
Alle uit te voeren taken van de jaarafsluiting kunnen worden vastgelegd in zogenoemde workflows. De betrokken stakeholders krijgen automatisch bericht zodra hun input vereist is. Daarbij zijn alle individuele stappen met de bijbehorende status in een overzicht te volgen. Via workflows kunnen bottlenecks in de financiële afsluiting gemakkelijk worden vastgesteld. De inrichting van het proces kan vervolgens geoptimaliseerd worden.
- Workstatus
De workstatus in SAP BPC wordt gebruikt om data te vergrendelen zodat geen wijzigingen meer kunnen worden aangebracht. Een dataset (voor bijvoorbeeld een bepaalde entiteit) kan op verschillende niveaus worden dichtgezet ter controle of goedkeuring. Het proces van goedkeuring is transparant voor elke stakeholder en het komt niet meer voor dat er meerdere versies van de waarheid in omloop zijn.
- Transparante data-analyse
De front-end van SAP BPC is gebaseerd op Excel. Excel-functionaliteiten kunnen gecombineerd worden met de functionaliteiten uit SAP BPC. Het is eenvoudig om rapportages uit het systeem te genereren met een Excel ‘look & feel’. Stakeholders kunnen zelf gemakkelijk ad-hoc rapporten ontwikkelen voor data-analyse. Hierdoor kunnen vragen sneller beantwoord worden.
SAP BPC draagt bij aan de mate waarin men in staat is ad-hoc vragen binnen afzienbare tijd te beantwoorden.
Case Study PVH Corporation
Een voorbeeld is de casus bij PVH Corporation. PVH is het moederbedrijf van onder andere kledingmerken Tommy Hilfiger en Calvin Klein, waarvan het Europese hoofdkantoor is gevestigd in Amsterdam.
Na de afronding van een groot migratieproject, waarmee PVH is overgestapt van BPC Microsoft naar BPC NetWeaver, wordt gebruik gemaakt van onze standaardoplossing voor consolidatie in SAP BPC, versie 10.1 NetWeaver op het SAP HANA platform.
PVH hanteert een geïntegreerde ERP-oplossing voor al haar business-activiteiten in Europa. De transactiedata, welke gebruikt wordt voor de consolidatie, is volledig geïntegreerd met het ERP-systeem. Lokale gebruikers hoeven geen data meer in te voeren in BPC en kunnen direct starten met de analyse, waarna in BPC de statutaire cijfers goedgekeurd en geconsolideerd kunnen worden.
De intercompany-afstemming is volledig ondervangen in SAP, waarmee veel tijd bespaard wordt. Aanpassingen op groepsniveau worden zoveel mogelijk in het ERP-systeem geboekt en niet meer extracomptabel, wat zorgt voor een betere aansluiting tussen financial reporting en management reporting.
Andere doelen welke met deze implementatie zijn gerealiseerd, zijn onder andere de harmonisatie en beschikbaarheid van geïntegreerde masterdata. Binnen de gehele organisatie wordt nu één definitie gehanteerd voor bijvoorbeeld een Profit Center of een GL-account.
Tevens zijn geautomatiseerde controls toegepast en het volledige proces is ondervangen in een overzichtelijke workflow. Hiermee heeft men niet alleen 24/7 inzicht in actuele transactiedata, maar is men ook in staat voortdurend het afsluitingsproces te volgen. De consolidatie is volledig geautomatiseerd, waarmee afstand kon worden gedaan van vele ingewikkelde Excel-sheets.
Bovenstaande gerealiseerde doelen dragen bij aan een snellere afsluiting. Verschillende processen zijn geoptimaliseerd.
James Plummer, Director Consolidation & Reporting bij PVH:
“PVH have found the move from BPC Microsoft to BPC NetWeaver to be very beneficially at both ends of our reporting process. Local country feedback has been very positive regarding the increased ease and speed of submitting their reporting into BPC. And the Amsterdam head-office team are very happy with the improved oversight they have on the country reporting, as well as the increased number of reports, functionality and overall speed of the consolidation process”.
Herkent u zich in bovengenoemde voorbeelden? Wilt u meer informatie of heeft u vragen na het lezen van dit artikel? Neem vrijblijvend contact met ons op.
