Gestructureerde en geautomatiseerde maandelijkse prognoses met SAP BPC
Als grote ICT-dienstverlener heeft Ordina behoefte aan actuele informatie waarop het bedrijf direct kan bijsturen. Om aan deze behoefte tegemoet te komen, moet de financiële afdeling van Ordina een maandelijks budget en een prognose opstellen.
In de oude situatie maakte Ordina een kwartaalprognose, waardoor de organisatie regelmatig om updates vroeg. Het tussentijds aanleveren van standaardrapportages kostte veel tijd en zette de financiële afdeling onder grote druk. Ook de toegevoegde waarde van deze standaardrapportages was niet altijd duidelijk. Het was daarom noodzakelijk om dit proces anders te organiseren om aan de wensen van de organisatie tegemoet te komen.
Ordina werkte voor het consolidatieproces al samen met SAP Business Planning & Consolidation (BPC). Door ook SAP BPC op te zetten voor budgettering en forecasting werd er meer grip op deze processen verkregen. Het maken van analyses geeft niet alleen inzicht, maar geeft ook richting aan het besluitvormingsproces. Het hele financiële proces is nu gestructureerd en niet meer ad hoc. Met deze implementatie is Ordina overgestapt van een kwartaalprognose naar een maandelijkse prognose binnen SAP BPC. Dit was een belangrijk uitgangspunt voor het realiseren van een gestructureerd en vereenvoudigd proces. Daarnaast werken we nu met ‘one version of the truth’ omdat alle gegevens zich in hetzelfde platform bevinden.
cpmview combineert diepgaande financiële kennis met IT-kennis
In de selectieprocedure voor de partner, voor de implementatie van budgettering & forecast in BPC, was de expertise van cpmview doorslaggevend. De diepgaande financiële en IT-kennis van de cpmview-consultants leverde gedurende het hele proces veel tijdwinst op. Ordina is positief over de gefaseerde aanpak van cpmview. Het proces begon met een gedetailleerde analyse op basis waarvan een blauwdruk werd gemaakt en pas daarna begon de bouw van een oplossing voor budgettering en forecasting. Zo kunnen medewerkers van beide partijen aan elkaar wennen.
Omgaan met uitdagingen
Tijd is een uitdaging bij elke implementatie. Tegelijkertijd is het belangrijk om elke stap van het project grondig aan te pakken om te voorkomen dat zaken die over het hoofd zijn gezien direct na de live-operatie aan het licht komen. Dit vergt een investering van beide partijen. Ordina vond de samenwerking met cpmview prettig en constructief. De kennis van financiën, IT en de business speelt hierbij een grote rol. cpmview lost zaken direct op. Hierdoor kan er altijd snel worden overgeschakeld.
