Excel niet vaarwel zeggen maar er meer uit halen? 10 goede redenen om Excel te combineren met moderne cpm-platforms

In onze vorige blogpost kon u lezen waarom veel financials nog steeds gek zijn op Excel en wat de beperkingen zijn bij het ‘los’ gebruiken van Excel. Speciaal voor bedrijven die erg aan Excel hangen, maar er meer uit willen halen, belichten we de tools Fluence en Vena. Beide zijn laagdrempelige tools die volledig geïntegreerd zijn in Excel en extra functionaliteiten bieden, zoals workflows en audit trails.

Vena Solutions voor financiële planning en prognoses

Vena is een FP&A-tool die Excel niet vervangt, maar juist omarmt. Omdat alle gegevens in één centrale database worden opgeslagen – inclusief versiebeheer – zijn er geen twijfels meer over de kwaliteit, actualiteit en integriteit van de gegevens. In Vena kunt u zien welke gegevens zijn verzonden en wanneer iemand een gegevensrecord of sjabloon heeft toegevoegd of gewijzigd. Dankzij de ingebouwde workflows hoeven gegevens bovendien niet langer handmatig van het ene bestand naar het andere te worden gekopieerd, maar wordt de gebruiker stap voor stap door het hele proces geleid. Daardoor ligt de focus van FP&A nu meer op het analyseren van de gegevens en minder op ‘data crunching’.
De kracht van Vena is dat het volledig kan worden geïntegreerd in Microsoft-platforms. Dit schept mogelijkheden voor onder meer e-mailnotificaties, opmerkingen en chats via Teams, het delen van documenten of links naar documenten. Kortom: u kunt profiteren van alle samenwerkingsmogelijkheden die Microsoft biedt.

Fluence Technologies voor financiële afsluiting en consolidatie

Fluence is een cloud-based consolidatie- en rapportagetool die u veel tijd bespaart door uw (Excel-)gegevens om te zetten in nauwkeurige, actuele en transparante rapporten. Het combineert de look en feel van Excel met intuïtieve, geautomatiseerde workflows. Dankzij de naadloze integratie met Excel kan Fluence financiële consolidatie automatiseren, het rapportageproces stroomlijnen en real-time inzicht geven in de financiële prestaties van bedrijven.

Excel als (bekende) basis

Ook als u Excel combineert met Vena of Fluence, blijft Excel-technologie de (bekende) basis voor de sjablonen en rapportages. Sterker nog, vaak kunt u zelfs met dezelfde sjablonen blijven werken. Dat maakt de overstap naar Vena en Fluence een aanzienlijk kleinere verandering dan de overstap naar een ander systeem. Iedereen kent Excel. Dat maakt de aanpassing van de gebruikers veel gemakkelijker.
Andere pakketten hebben vaak een andere manier om rapporten op te bouwen, waardoor je gedwongen wordt een nieuwe manier te leren. Daardoor zien die rapporten er vaak minder gelikt uit. De rapporten in Fluence en Vena blijven herkenbaar als Excel-rapporten. Zo herkenbaar dat het voor eindgebruikers soms lijkt alsof er niets veranderd is. Door Vena en Fluence te combineren met Excel kunt u dus dicht bij uw huidige processen blijven.

Snel en eenvoudig te implementeren

Omdat veel van de logica en functionaliteit in Excel zit en rapporten niet opnieuw gebouwd hoeven te worden, zijn Vena en Fluence snel te implementeren, meestal binnen 3 maanden. Dit is haalbaar omdat specialistische (IT) kennis niet nodig is. De systemen zijn zeer toegankelijk, zodat u als Excel-gebruiker ook veel kunt bijdragen aan het bouwen en implementeren ervan. Dit is een groot verschil met tools die geen gebruik maken van Excel. Daarvoor heb je als klant een veel langere leercurve nodig om de oplossing onder de knie te krijgen.

10 goede redenen om Excel, Vena en Fluence te combineren

1. Volledige audit trails, gedetailleerd inzicht in wie wat wanneer heeft gewijzigd.
2. Workflows, bijvoorbeeld voor wijziging, beoordeling en goedkeuring.
3. Geïntegreerd in Excel: Vena en Fluence werken als extra tabblad in Excel of Office Online. De functionaliteit is geïntegreerd in Excel.
4. Geen installatie nodig: om Vena in combinatie met Excel te gebruiken, hoeft u geen software op uw pc te installeren. Fluence vereist alleen de installatie van een Excel add-in.
5. Altijd actuele gegevens: Vena en Fluence zijn gekoppeld aan een centrale database. Wanneer u Excel opent, worden de gegevens automatisch ververst. U beschikt dus altijd over actuele en correcte gegevens.
6. Centralisatie van templates: elke template hoeft maar één keer gedefinieerd te worden en is dan beschikbaar voor elke relevante gebruiker. Iedereen gebruikt dus dezelfde sjablonen. En als iedereen input heeft geleverd, komen al die gegevens automatisch samen in de juiste templates. Dit zorgt voor overzicht en uniformiteit.
7. Goed beveiligd: met Vena en Fluence werk je volledig vanuit een beveiligde omgeving. Iedere gebruiker of eindgebruiker van de rapportages kan alleen gegevens invoeren of bewerken voor zover dat nodig is om hun input voor de budgetten te leveren. Het wijzigen van sjablonen kan alleen door managers.
8. AVG-proof: het versturen van klantgegevens via e-mail is in strijd met de AVG. Het risico dat gegevens op de verkeerde plek terechtkomen is groot. Binnen de beveiligde omgeving van Vena en Fluence is het mogelijk om verschillende rollen en autorisaties in te stellen. Dit zorgt ervoor dat u voldoet aan de regels van de AVG.
9. Altijd compliant: in Vena en Fluence hoeft u elke template maar één keer aan te passen aan updates van IFRS, GAAP’s of andere wet- en regelgeving of rekenregels. Elke rapportage op basis van dat sjabloon voldoet dan automatisch aan de nieuwe regels.
10. Conceptberekeningen toevoegen: in de praktijk werken veel professionals nog met Excel voor losse berekeningen. Vena en Fluence bieden de mogelijkheid om aan Excel een optie voor conceptberekeningen toe te voegen. Daarbij is het zowel mogelijk om conceptberekeningen in de gegevens op te nemen als deze desgewenst als bijlage toe te voegen.