Koninklijke Sportfondsen kiest voor Vena Solutions met cpmview als implementatiepartner

Van Excel naar een moderne plannings- en rapportageomgeving

Tijdens de coronaperiode werd de urgentie voor een modernere manier van plannen en rapporteren duidelijk. Sluitingen van accommodaties hadden grote financiële impact, maar het berekenen daarvan via complexe Excelsheets kostte enorm veel tijd en energie. Het werd duidelijk dat er behoefte was aan tooling die sneller en directer inzicht gaf in financiële en operationele scenario’s.

De keuze viel op Vena Solutions vanwege de herkenbare Excel-look & feel, de flexibiliteit en de mogelijkheid om gebruikers stapsgewijs in procesgestuurde workflows mee te nemen. cpmview werd gekozen als implementatiepartner vanwege hun open houding, kritische blik en pragmatische aanpak.

De uitdagingen

• Corona-impact: snel inzicht nodig in de financiële gevolgen van sluitingen.
• Beperkte tooling: rapportages en begrotingen verliepen via statische PDF’s per mail.
• Gebruikersadoptie: medewerkers waren gewend aan maatwerk in Excel en moesten worden meegenomen in de verandering.
• Implementatiekeuzes: spanning tussen maatwerkoplossingen en de standaard van Vena.

De oplossing

Samen met cpmview implementeerde Sportfondsen Vena Solutions als modern platform voor planning, rapportage en analyse. Belangrijke onderdelen waren:

• Online rapportageomgeving: managers beschikken nu dagelijks over actuele informatie.
• Self-service reporting: accommodatie- en regiomanagers kunnen zelfstandig rapportages uitdraaien, drilldowns maken en vragen beantwoorden die voorheen via Finance liepen.
• Digitale begrotingen: begrotingsprocessen verlopen volledig online in plaats van via losse Excelbestanden en PDF’s.
• Pragmatische begeleiding: cpmview fungeerde als sparringpartner en adviseerde kritisch waar nodig, ook wanneer dit betekende “nee” zeggen tegen onwenselijke keuzes.

De resultaten

De overstap leverde al snel tastbare voordelen op:

• Sneller inzicht in de financiële impact van scenario’s zoals sluitingen of veranderend gebruik.
• Efficiëntere processen: van handmatige PDF-distributie naar een centrale, digitale omgeving.
• Verhoogde adoptie: managers kunnen zelfstandig antwoorden vinden en zijn minder afhankelijk van Finance.
• Betere besluitvorming: door actuele, betrouwbare en toegankelijke data.

Lessons learned

Terugkijkend noemt Sportfondsen twee belangrijke inzichten:

1. Change management: betrek eindgebruikers eerder en intensiever om weerstand te voorkomen.
2. Dichter bij de standaard blijven: minder maatwerk zorgt voor snellere implementatie en lagere beheerkosten.

Waarom cpmview?

Cpmview was voor Sportfondsen de ideale partner dankzij hun open en eerlijke samenwerking.